Leiðbeiningar og reglur LCÍ

LEIÐBEININGAR FYRIR KLÚBBSTARFSEMINA LADIES CIRCLE ÍSLAND


FUNDAFORM

Fundi skal halda minnst einu sinni í mánuði yfir vetrarmánuðina og skulu að formi til líta svona út:

a) Formaður eða staðgengill hans setur fund.
b) Farið yfir fundargerðir.
c) Klúbbmál.
d) Fyrirlestur, upplestur eða annað efni sem ákveðið er af fundarstjórnendum.
e) Þrjá.r mínútur eru fastur liður í klúbbastarfi Ladies Circle. Tilgangur þeirra er m.a. að þjálfa klúbbkonur í að standa fyrir framan hóp og tjá sig um fyrirfram ákveðið málefni. Styrkja þær og efla öryggi í framkomu, jákvætt viðhorf, virðingu og umburðarlyndi. Málefnið tengist yfirleitt þema fundarins hverju sinni. Ekki er skylda að taka þátt í þrem mínútum en konur eru hvattar til að taka þátt og æfa sig svo að tilgangi þriggja mínútna sé náð.


HLUTVERK STJÓRNAR OG FORMANNS

Að stýra klúbbnum þannig að farið sé eftir markmiðum og lögum LC.
Að halda stjórnarfundi með jöfnu millibili og sjá um að fundargerðabók sé færð.

Auk þessa hefur formaður eftirfarandi skyldur:

  • Að stjórna fundum.
  • Að virkja félaga til þátttöku í umræðum um þrjár mín.
  • Að sjá til þess að sjónarmið allra komi fram við umræður og fyrirspurnir til fyrirlesara.
  • Að sjá um að allir félagar fái allar upplýsingar frá landsstjórn og LCInt. sem klúbbnum eru sendar. Öll þessi gögn skulu geymast í 5 ár.
  • Að koma fram sem fulltrúi síns klúbbs þegar þess er þörf.
  • Að mæta á landsfund LCÍ.


HLUTVERK VARAFORMANNS

Í fjarveru formanns skal varaformaður taka að sér störf hans og þarf varaformaður að vera vel inni í þeim málum sem efst eru á baugi hverju sinni. Einnig á varaformaður að sjá um að upplýsa nýja félaga um uppbyggingu og störf klúbbsins og aðstoða formanninn við móttöku gesta.

Að mæta á landsfund og fulltrúaráðsfundi.


HLUTVERK RITARA

Að skrifa fundargerðir og vista á sameiginlegu svæði klúbbanna.

Að koma upplýsingum um störf annarra klúbba (fundargerðir) á framfæri t.d. með upplestri.

Að sjá til að félagaskrá sé rétt og senda til ritara landsstjórnar fyrir 1. júní ásamt upplýsingum um nýja stjórn.

Að sjá til þess að öll gögn sem afhent eru á fundum komist sem fyrst í hendur þeirra kvenna sem af einhverjum ástæðum eru ekki á fundi og til þeirra sem eru í fríi. Einnig að láta þær vita um allar mikilvægar ákvarðanir s.s. breytingar á fundartímum o.þ.h.


HLUTVERK GJALDKERA

Að innheimta félagsgjöld, annast útgjöld og færa reikninga klúbbsins.

Þá skal gjaldkeri standa skil á gjaldi til landsstjórnar í tvennu lagi. Fyrri hluti greiðist fyrir 15. júní og skal þá miðast við fjölda félaga þann 1. júní og seinni hluti greiðist fyrir 15. janúar og er miðaður við fjölda félaga þann 1. janúar.

Að útbúa fjárhagsáætlun fyrir næsta starfsár.


HLUTVERK FRÁFARANDI FORMANNS

Að vera tengiliður við aðalinn og siðameistari á fundum.


ÞRJÁR MÍNÚTUR

Þær eru stutt erindi um eitthvert það málefni sem umsjónarmanni er hugleikið og eiga aðrir klúbbfélagar að tjá sig um efni þeirra.


FUNDARGERÐIR

Markmið þess að senda fundargerðir á milli klúbba er að kynna félagsmönnum starfsemi hinna klúbbanna. Þess vegna er mælt með því að klúbbfélagar lesi etv til skiptis fundargerðir hinna klúbbanna og hafi útdrætti úr þeim á fundum. Þar sem þetta er aðeins stuttur útdráttur er mælt með að fundargerðir liggi frammi, sérstaklega fyrir nýja félaga.


UPPBYGGING FUNDARGERÐA

Í fundargerð skal koma fram: Dagsetning, númer fundar, starfsár, fundarstaður, umsjónaraðilar og mætingarfjöldi. Stiklað skal á stóru um það sem fram fer á fundinum. – Undirskrift.


FULLTRÚARÁÐSFUNDIR OG LANDSFUNDUR

Klúbbum er skylt að senda 2 konur á fulltrúaráðsfundi og landsfund. Fulltrúaráðsfundur að hausti er haldinn á tímabilinu 15 – 31. október. Umsókn um að halda fundinn skal skilað til landsstjórnar fyrir 1. október árinu áður. Ef fleiri en einn klúbbur sækja um verður kosið á næsta fulltrúaráðsfundi eftir að umsóknaresti lýkur.

Fulltrúaráðsfundur að vori og landsfundur eru haldnir í maí. Landsfundarhelgin er skipulögð í samstarfi Ladies Circle og Round Table, með sameiginlegu teiti á föstudagskvöldi og árshátíð á laugardagskvöldi. ,

Umsókn vegna fulltrúaráðs- og landsfundar skal skila inn fyrir 1. október (1½ ári fyrir) í samstarfi við Round Table klúbb, til beggja landsstjórna á þar til gerðu eyðublaði. Landsstjórnir LC og RT taka sameiginlega ákvörðun um hvaða klúbbar fá að skipuleggja landsfundarhelgina og er meðal annars horft til fyrri staðsetninga auk afmæla klúbba.


HEIMSÓKNIR FRÁ LANDSSTJÓRN

Landstjórn stefnir að því að heimsækja sem flesta klúbba á hverju starfsári. Heimsóknirnar eru í samráði við klúbbana og sá klúbbur sem er sóttur heim býður allt að tveimur landstjórnarkonum að sitja fundinn sér að kostnaðarlausu. Miðað er við að kostnaður á konu sé þó aldrei hærri en nemur mánaðargjaldi klúbbsins. Ferðakostnaður er greiddur af landstjórn.


STARFSÁR LCÍ

Landstjórn starfar frá þeim landsfundi sem hún er vígð á, til landsfundar árinu á eftir. Fjárhagsárið er þó frá 1. apríl – 31. mars. Stjórnir klúbbana starfa frá þeim aðalfundi sem þær eru vígðar á, til aðalfundar árinu á eftir. Formaður og varaformaður ljúka þó formlega starfsárinu á landsfundi LCÍ eftir að ný stjórn hefur tekið við klúbbnum.


NÝIR KLÚBBAR

Allir LC félagar skulu vera opnir fyrir þeim möguleika að stofna nýja klúbba.

Tillögu að stofnun nýs klúbbs skal senda til landsforseta. LC klúbb er einungis hægt að stofna í tengslum við annan LC klúbb eða í tengslum við Round Table. Þegar nýr klúbbur er í undirbúningi skal senda landsstjórn upplýsingar þar um og mun hún senda eintak af lögum LCÍ. Klúbbur sem í byrjun hefur undirbúningsstjórn, getur endurkjörið stjórnina á fyrsta aðalfundi. Við stofnun klúbbs þurfa að vera minnst 10 félagar.

Þegar nýr klúbbur hefur verið stofnaður, skulu landsforseta sendar eftirfarandi upplýsingar:  

Drög að dagskrá, félagatal, nöfn og heimilisföng stjórnarmeðlima.

Meðan klúbbur er í mótun ber landsforseta og / eða móðurklúbbi að styðja við hann af öllum mætti með ráðgjöf og aðstoð.

Stofnunardagur klúbbs skal ákveðinn í samráði við landsforseta. Hann sér um allan undirbúning er við kemur vígslu klúbbsins í samvinnu við móðurklúbbinn og undirbúningsnefnd nýja klúbbsins.

Við vígslu klúbbs afhendist félagsskírteini undirritað af landsforseta og formanni móðurklúbbs. Boðsbréf sendist öllum LC klúbbum í landinu, landsstjórn, stjórn LCInt. og ef til vill landsstjórn RT.


MÓÐURKLÚBBAR

Hlutverk móðurklúbbs er að aðstoða við undirbúning og stofnun nýs klúbbs og vera honum til halds og trausts. Félögum ber að stuðla að fjölgun LC klúbba í landinu og skulu þeir njóta aðstoðar landsstjórnar við það.


FYRRVERANDI FÉLAGAR

Fyrrverandi félaga er heimilt að sækja klúbbfundi sem gestur svo og landsfundi og LCInt. viðburði. Fyrrverandi félagi hefur engum skyldum að gegna í klúbbnum og hefur ekki atkvæðisrétt. Fyrrverandi félagi greiðir ekki gjald til landsstjórnar.


KEÐJA

Landsforsetakeðja var gefin af LC Danmörku við stofnun landsstjórnar þann 8. júní 1994. Aðalmen keðjunnar er merki LC Íslands. Keðjan samanstendur af gylltum hjörtum sem eru hlekkjuð saman. Skal landsforseti ár hvert sjá um að láta grafa nafn varalandsforseta á keðjuna fyrir aðalfund landsstjórnar.


REGLUR OG ANNAÐ

REGLUR ELÍNARSJÓÐS

Sjóðurinn er góðgerðarsjóður LCÍ,  nefndur eftir Elínu Margréti Hallgrímsdóttur stofnanda og fyrsta landsforseta Ladies Circle á Íslandi.

  1. Sjóðurinn heyrir undir landstjórn LCÍ.
  2. Sjóðurinn skal styrkja góðgerðarverkefni LCInt. annað hvert ár (ár sem eru slétt tala) og verkefni innanlands hitt árið (ár sem eru oddatala). Tilnefningar um málefni skulu berast frá klúbbkonum og eða klúbbum fyrir 15. febrúar á oddatöluári til formanns sjóðsins.
  3. Reikninga sjóðsins skal leggja fram á landsfundi LCÍ.
  4. Fráfarandi landsforseti fer með málefni sjóðsins og er formaður hans. Þegar sjóðurinn styrkir innlent málefni skulu að auki starfa tveir fulltrúar sem annaðhvort bjóða sig fram eða eru tilnefndir á landsfundi árinu áður.
  5. Reikninga sjóðsins skal gjaldkeri landstjórnar leggja fram á landsfundi LCÍ
  6. Sjóðurinn styrkir þá einstaklinga, hópa, verkefni eða stofnanir sem stjórn sjóðsins telur verðuga styrkþega.
  7. Sjóðurinn styrkir LC konur eða fjölskyldur þeirra sem að mati sjóðsstjórnar hefur/hafa þörf fyrir styrk, til dæmis vegna veikinda eða slysa.
  8. Ákvörðun um val styrkþega/um er tekin af stjórn sjóðsins og tilkynnt á landsfundi.
  9. Árgjald til sjóðsins sem miðast við fjölda félaga í LCÍ, ákvarðast á landsfundi og greiðist fyrir 15. desember ár hvert.
  10. Greiðslur úr sjóðnum eru greiddar eftir aðalfund fyrir lok júní.

Kjörbók LC-Ísland v/söfnunar:

0311-13-301054  /  Kt. 650898-2069

Formaður stjórnar Elínarsjóðs fyrir næsta starfsár 2016/2017:

Hafdís Inga Haraldsdóttir, fráfarandi landsforseti

Sjóðurinn leggur til fé í innlent verkefni starfsárið 2016-2017


REGLUR UM MÆTINGARVERÐLAUN

  1. Landsstjórn afhendir verðlaunin þeim klúbbi sem hentar hverju sinni.
  2. Ekki er í boði að koma með athugasemdir eða mótmæli.
  3. Sá klúbbur sem hlýtur bikarinn fær það hlutverk að láta grafa í hann númer klúbbsins og ártal auk þess sem hann kemur með bikarinn á næsta landsfund.


SÖGULEGT YFIRLIT LADIES CIRCLE

Fyrsti LC klúbburinn var stofnaður í Bournemouth á Englandi árið 1930 af eiginkonum Round Table manna. LC Int. var stofnað árið 1959.

LC – 1 á Íslandi var stofnaður 28. apríl 1988 á Akureyri.

Fyrsta landsstjórn LCÍ var stofnuð 8. júní 1994.

Í júní 2016 eru starfandi 15 LC klúbbar á Íslandi. Þrír á Akureyri, fjórir í Reykjavík, tveir í Keflavík og einn á eftirtöldum stöðum; Húsavík, Egilsstöðum, Vestmannaeyjum, Sauðárkróki, Grindavík og Fjarðarbyggð. Fjöldi virkra félaga í júní 2016 er 253 konur.


FERÐASJÓÐUR LCÍ

REGLUR SJÓÐSINS:

a. Ferðasjóður LCÍ var stofnaður þann 13. október 2007. Stofnfé sjóðsins er ágóði LCÍ frá         ráðstefnu samtakanna, AGM 2005, sem haldin var í Reykjavík. Stofnfé er kr. 887.000.
b. Tryggja skal að sjóðsfé verði aldrei minna en kr. 1.000.000.
c. Viðhald sjóðsins er fjármagnað með árlegu happadrætti LCÍ á landsfundi.
d. Landsforseti er í forsvari fyrir sjóðinn og fer með málefni hans.
e. Árlega ákveður  landsstjórn upphæð sem ferðasjóður LCÍ úthlutar til virkra félagskvenna.
f. Sjóðurinn veitir að jafnaði samtals 100.000 kr. í styrki árlega. Fjöldi úthlutana og upphæð styrkja fer eftir fjárhagsstöðu sjóðsins hverju sinni.
g. Ferðasjóðurinn er ætlaður til þess að koma til móts við útlagðan kostnað klúbbkonu vegna þátttöku hennar á aðalfundi LCint., Annual General Meeting, AGM, sem haldinn er árlega.
h. Til að fá úthlutaðan styrk þurfa meðlimir að hafa starfað í tvö  ár frá vígslu í klúbbi.
i. Umsóknarfrestur í sjóðinn er 1. apríl ár hvert. Umsókn skal senda til landsforseta.
j. Greiðsla til styrkþega fer fram þegar ferðasögu, ásamt afriti af reikningi vegna  kostnaðar er skilað inn til fráfarandi landsforseta. Skal þetta gert í síðasta lagi einum mánuði eftir heimkomu. Ferðasaga birtist á heimasíðu félagsins og öðrum samfélagsmiðlum. Sé ferðasögu og afrit af reikningum ekki skilað á tilsettum tíma fellur styrkur niður.
k. Landsstjórn greiðir út styrk í síðasta lagi tveimur mánuðum eftir að ráðstefnu lýkur.

Umsóknareyðublað er að finna á heimasíðu félagsins. www.ladiescircle.is


 

DAGATAL – Í SÍÐASTA LAGI  

1. júní, skila inn breytingum í félagatal, auglýsingum og fjölda í klúbbi næsta starfsár.

10. júní, landsstórn skilar til LC Int. ársskýrslu, fjölda, uppl. um landsstjórn o.fl.

15. júní, greiða fyrri helming árgjalds til landsstjórnar kr. 4.100,-

Lok ágúst, LC Int. ársfundur

1. október,  skila inn ferðasögu vegna ferðastyrks bæði til LCÍ og LC Int.

1. október, skila inn umsókn um fulltrúarráðsfund að ári og landsfund 1 1/2 ári síðar.

1. október, greiða gjald vegna félagatals.

15. október , fulltrúarráðsfundur á Húsavík.

30. október, landsstjórn greiðir til LC Int skv. uppgjöri (6 EUR per konu – ferðak.)

15. desember, greiða í Elínarsjóð kr. 700,-  á konu m.v. fjölda félaga.

31. desember, landsforseti skilar hálfs ársskýrslu til LC Int.

15. janúar, greiða seinni helming árgjalds til landsstjórnar kr. 4.100,-

15. janúar, umsókn í ferðasjóð LC Int.

21. janúar, LCI Int. miðsvetrarfundur, MTM Gautaborg

11. febrúar, alþjóðadagur LC Int.

15. febrúar, skila inn framboðum til landsstjórnar.

15. febrúar, skila inn lagabreytingartillögum til landsstjórnar.

15. febrúar, skila inn tillögum um styrkþega í Elínarsjóð til fráfarandi landsforseta.

1. apríl umsókn í ferðasjóð.

1. apríl, fundarboð vegna landsfundar sent.

6. maí, LCÍ landsfundur í Keflavík